Pengesahan Dokumen: Senarai Pegawai Layak Cop Pengesahan

Bagi yang sedang mencari kerja atau nak masuk universiti atau IPT, anda pasti sibuk dengan urusan pengesahan dokumen dan sijil. Malah, untuk memohon bantuan pun, pengesahan pegawai adalah diperlukan. 

Namun, tahukah anda bahawa tidak semua pegawai kerajaan layak untuk membuat pengesahan dokumen? Hanya pegawai tertentu sahaja yang boleh melakukannya. 

Berikut adalah panduan tentang siapa yang layak mengesahkan salinan dokumen anda serta bagaimana proses ini dilakukan.

Kenapa Perlu Buat Pengesahan Dokumen?

Pengesahan dokumen diperlukan untuk beberapa sebab:

1. Keabsahan Dokumen: Pengesahan dokumen membantu memastikan bahawa dokumen tersebut asli dan sah digunakan dalam urusan rasmi atau legal.
2. Mengelakkan Penipuan: Dokumen yang disahkan oleh pegawai yang layak dapat mengurangkan risiko penipuan dan pemalsuan dokumen.
3. Memenuhi Keperluan Rasmi: Banyak institusi dan agensi kerajaan memerlukan dokumen yang disahkan sebagai sebahagian daripada proses permohonan atau pendaftaran.
4. Memudahkan Urusan Antarabangsa: Pengesahan dokumen memudahkan pengiktirafan dan penerimaan dokumen di peringkat antarabangsa, terutamanya bagi urusan seperti visa dan pendidikan luar negara.
5. Kredibiliti dan Kepercayaan: Dokumen yang disahkan meningkatkan kredibiliti dan kepercayaan pihak penerima terhadap kandungan dokumen tersebut.
6. Mematuhi Undang-Undang: Sesetengah peraturan dan undang-undang menetapkan bahawa dokumen tertentu perlu disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa untuk memastikan pematuhan legal.

Contoh Dokumen yang Perlu Disahkan

Beberapa contoh dokumen yang perlu disahkan seperti:

1. Sijil Akademik:
   • Sijil SPM/STPM
   • Diploma/Ijazah
   • Transkrip Akademik
2. Dokumen Identiti:
   • Kad Pengenalan
   • Kad Pelajar / Kad Matrik
   • Pasport
   • Surat Beranak
3. Dokumen Perundangan:
   • Sijil Nikah / Sijil Perkahwinan
   • Sijil Cerai
   • Surat Kuasa
4. Dokumen Kewangan:
   • Penyata Bank
   • Slip Gaji
   • Penyata Cukai Pendapatan
5. Dokumen Kesihatan:
   • Rekod Perubatan
   • Sijil Kesihatan

Senarai Pegawai yang Layak Mengesahkan Dokumen

Berikut adalah senarai pegawai yang layak untuk buat pengesahan dokumen;

1. Pengurusan & Profesional (Gred 41/Gred 3, Kumpulan A ke Atas):
   • Menteri/Timbalan Menteri
   • Pengarah/Timbalan Pengarah
   • Semua Pegawai Kerajaan Gred 41/Gred 3/Kumpulan A dan ke atas di Kementerian/Jabatan Persekutuan dan Negeri/Pejabat Daerah
2. Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (Kakitangan Kerajaan Sahaja):
   • Naib Canselor/Timbalan Naib Canselor
   • Semua Pensyarah di IPTA/Politeknik
   • Pegawai Pendidikan Persekutuan Negeri/Daerah (KPM/KPT/JPN/PPD)
   • Pengetua & Penolong Kanan Sekolah Menengah (Sekolah Kerajaan)
   • Guru Besar & Penolong Kanan Sekolah Rendah (Sekolah Kerajaan)
3. Pegawai Perkhidmatan Perubatan & Kesihatan (Hospital & Klinik Kerajaan Sahaja):
   • Pegawai Perubatan
   • Pegawai Pergigian
   • Pegawai Farmasi
   • Pegawai Veterinar
4. Pegawai Kehakiman/Perundangan/Perkhidmatan Perundangan Awam:
   • Ketua Hakim/Hakim
   • Majistret
   • Peguam Persekutuan
   • Penasihat Undang-Undang
   • Pegawai Undang-Undang
   • Pegawai Syariah
   • Pendaftar Mahkamah
   • Semua Peguambela dan Peguamcara Awam
   • Semua Pesuruhjaya Sumpah
   • Jaksa Pendamai
5. Pegawai Hal Ehwal Agama:
   • Mufti/Timbalan Mufti
   • Kadi
   • Pegawai Hal Ehwal Agama Persekutuan/Negeri/Daerah
6. Pegawai Beruniform:
   • Tentera (Kapten & ke atas)
   • Polis (Inspektor & ke atas)
   • Pegawai Penjara (Penguasa Penjara KP41 & ke atas)
   • Pegawai Bomba (Penguasa Bomba KB41 & ke atas)
   • Pertahanan Awam (Pegawai Pertahanan KP41 & ke atas)
   • Jabatan Perhutanan (Pemelihara Hutan Gred 1/Pegawai Hidupan Liar)
   • Jabatan Laut (Jurutera Laut & ke atas)
   • Pegawai Kastam (Penguasa Kastam WK41 & ke atas)
7. Lain-Lain Jawatan:
   • Ahli Senator
   • Ahli Parlimen
   • Ahli Dewan Undangan Negeri
   • Datuk Bandar
   • Penggawa/Penghulu/Ketua Kampung/Ketua Sidang/Ketua Masyarakat/JKKK
   • Ketua Kaum/Ketua Anak Negeri/Kapitan/Pemanca/Pegawai Taman (Sabah & Sarawak)
   • Pengurus FELDA/Pengerusi JKKR

Adakah Ada Bayaran Untuk Buat Pengesahan Dokumen?

Sesetengah firma guaman atau Pesuruhjaya Sumpah mengenakan bayaran untuk perkhidmatan pengesahan dokumen. Jumlah bayaran mungkin berbeza mengikut tempat masing-masing. 

Walaupun begitu, kebanyakan tempat tidak mengenakan bayaran. Sesetengah sekolah dan institusi pendidikan contohnya mungkin menyediakan perkhidmatan pengesahan dokumen secara percuma untuk pelajar mereka, terutama sekali untuk dokumen yang diperlukan bagi urusan pendaftaran atau permohonan biasiswa.

Bagi tujuan ini, anda mungkin perlu buat temujanji terlebih dahulu.

Tips dan Nasihat untuk Memastikan Proses Pengesahan Berjalan Lancar

• Bawa Dokumen Asal dan Salinan: Sediakan dokumen asal dan salinan yang perlu disahkan. Pegawai mungkin akan membandingkan kedua-dua dokumen ini.
• Semak Keperluan: Pastikan anda mengetahui keperluan spesifik bagi dokumen yang perlu disahkan untuk urusan anda.
• Buat Temujanji: Jika perlu, buat temujanji terlebih dahulu dengan pegawai yang layak untuk mengelakkan sebarang kelewatan.
• Simpan Salinan: Sentiasa simpan salinan dokumen yang telah disahkan untuk rujukan masa depan.

Lihat Juga:
– Cara Susun Sijil untuk Temuduga: Panduan dan Tips Berguna
– Kelebihan Diri Semasa Temuduga: Panduan dan Contoh Jawapan